14 czerwca 2026 14:18

Brudnopis księgowego, czyli kilka słów o podpisie kwalifikowanym w Polsce

Bardzo wiele spraw urzędowych można w tej chwili załatwić nie fatygując się do placówki, ale na spokojnie popijając kawkę w zaciszu domowym. Jednak, aby pismo zostało prawidłowo podpisane i wysłane do urzędu trzeba zadbać o pewne szczegóły. Osobie fizycznej, która raz na jakiś czas podpisuje w ten sposób dokumenty wystarczy profil zaufany. Jak czytamy na rządowej stronie profil zaufany jest środkiem identyfikacji elektronicznej, dzięki któremu możemy potwierdzić swoją tożsamość w Internecie oraz podpisać dokument podpisem elektronicznym. Natomiast osobom, które prowadzą działalność gospodarczą lub członkom zarządu zdecydowanie polecam zakup podpisu kwalifikowanego. Zastosowanie tego typu podpisu nie ogranicza się tylko do kontaktu z administracją publiczną, ale również w szeroko rozumianym biznesie. Poniżej kilka słów o rodzajach i przydatnych linkach.

Mam świadomość, iż jest to temat nie tylko dla polskich podatników, dlatego postanowiłam również napisać poradnik w języku angielskim.

Podpis kwalifikowany – po co nam to

Podpis kwalifikowany to elektroniczny podpis, który ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który jednoznacznie potwierdza tożsamość osoby podpisującej dokument. Podpisu może używać tylko osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane. Dzięki takiemu podpisowi możemy nie tylko załatwić sprawę urzędową, ale również podpisać umowę, porozumienie, uchwały na odległość w trybie offline.

Skąd mam wiedzieć, które firmy są certyfikowanymi dostawcami oprogramowania

Bardzo przydatna jest tutaj strona Narodowego Centrum Certyfikacji NCC, na której odnajdziemy listę certyfikowanych dostawców. Strona rządowa z kolei wymienia najpopularniejsze, takie jak: Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM-HEART 3.9 oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert. Dodatkowo zwraca się uwagę na standardowe elementu zestawu, czyli na kartę kryptograficzną, czytnik kart oraz niezbędne oprogramowanie. Najczęściej cały proces instalacji oprogramowania jest prostszy niż proces wypełniania wniosków, szczególnie przez osobę bez polskiego numeru PESEL. Jak uzyskać taki numer to osobny temat, zostawię go na inny artykuł, tutaj skupiamy się już na samym podpisie.

Do jakich spraw mogę użyć podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany umożliwia m.in.:

Administracja i urzędy

• składanie deklaracji w systemie Płatnik,
• logowanie do PUE ZUS,
• składanie deklaracji podatkowych,
• wysyłkę JPK do urzędów skarbowych,
• obsługę KRS i sprawozdań finansowych.

Biznes i przetargi

• udział w aukcjach elektronicznych,
• podpisywanie umów na odległość,
• składanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia,
• rejestracja wykonawców w przetargach.

Finanse i HR

• przesyłanie faktur elektronicznych,
• obsługa akt pracowniczych,
• zawieranie umów cywilnoprawnych,
• raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej

Jak podpisać dokument na Biznes.gov.pl?

Proces wygląda następująco:

1. Wybierz metodę podpisu. Po wypełnieniu wniosku wybierz „Podpis kwalifikowany” (będą jeszcze inne formy dostępne, takie jak Profil Zaufany, bankowość elektroniczna).

2. Pobranie dokumentu. Kliknij „Pobierz dokument” i zapisz plik na komputerze. Wskazówka – czasem przeglądarka nie pyta, gdzie ma zapisać dany plik, więc najprawdopodobniej plik zapisze się w folderze pobrane. Nie zamykaj okna przeglądarki, wrócisz do niego w kolejnych krokach.

3. Podpisanie w programie. Podpis wykonujesz w zewnętrznym oprogramowaniu, które otrzymałeś razem z podpisem elektronicznym. Wskazówka - pamiętaj, żeby przy zapisywaniu podpisanego dokumentu lekko zmienić jego nazwę, aby odróżnić go od dokumentu niepodpisanego – w ten sposób unikniesz pomyłki i przy załączaniu dokumentu w kolejnym kroku na pewno wybierzesz plik z podpisem.

4. Dodanie podpisanego pliku. Gdy podpisałeś już plik wróć do Biznes.gov.pl i kliknij „Dodaj dokument”, odszukaj plik na swoim komputerze i załącz.

5. Wysłanie wniosku. Nie zapomnij kliknąć „Wyślij dokument”.

Poniżej kilka uwag, które można znaleźć również na stronie rządowej:

• na Biznes.gov.pl obecnie nie skorzystasz z podpisu kwalifikowanego Sigillum Sign (dostawca podpisu: Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych). Użyj innego programu do podpisywania albo wybierz inny dostępny sposób podpisania dokumentu, na przykład profil zaufany. Stan na 14.06.2026;

• po podpisaniu dokumentu podpisem kwalifikowanym, nie otwieraj pliku ponownie, aby jeszcze coś poprawić albo sprawdzić (to może spowodować błędy techniczne, które utrudnią odczytanie dokumentu);

• jeśli korzystasz z programu Szafir 2.0 upewnij się, że dodajesz dokument o rozszerzeniu XAdES;

• jeśli mimo zastosowania zalecanych ustawień wystąpi problem z podpisywaniem dokumentów, spróbuj zastosować inny program do podpisywania lub użycia profilu zaufanego.

Ustawienia programów: Szafir 2.0

Poniżej szybka ścieżka do ustawień:

Konfiguracja → z listy wybierz tą oznaczoną jako „aktywna” → składanie podpisu → Format: XAdES → Parametry podpisu → Wariant: Nie dołączaj dodatkowych informacji XAdES-BES → Funkcja skrótu: SHA-256 → Rodzaj zobowiązania: brak zobowiązań → Zaznacz: Podpis otaczany

Źródło biznes gov

Ustawienia programów: proCertum SmartSign

Poniżej szybka ścieżka do ustawień:

Ustawienia → Podpis → Format podpisu: XAdES → Typ podpisu: Podpis wewnętrzny → Funkcja skrótu: SHA-256 → Archiwizacja: Twóch podkatalogi w formacie ROK.MIESIĄC.DZIEŃ → Dodatkowe opcje podpisu: Sprawdzaj ważność certyfikatu online przed rozpoczęciem podpisywania → Wariant podpisu: Nie dołączaj dodatkowych informacji (BES) → Zaawansowane opcje podpisu PDF/PAdES: Umieszczaj graficzny symbol podpisu w dokumencie PDF → Zaawansowane opcje podpisu XAdES: Twórz podpis rozszerzony – umożliwia dodawanie kolejnego podpisu (jeśli konieczne)

Źródło biznes gov

Na stronie rządowej są jeszcze dwa inne przykłady, natomiast bardzo rzadko się z nimi spotykam, więc postanowiłam ich tutaj nie umieszczać.

Weryfikacja podpisu

Podrzucam również dwie strony, na których można sprawdzić poprawność złożonego podpisu.

PUESC

GOV.PL

Pozostałe linki:

Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej

Powrót