17 października 2021 15:04
Czynny żal – ostatnia deska ratunku księgowego
Kalendarz księgowego bywa mocno napięty. Musimy wywiązywać się z obowiązków wobec urzędów skarbowych, urzędów miast, Narodowego Banku Polskiego, Głównego Urzędu Statystycznego. Do tego nakładają się czasem obowiązki wynikające z ustaw oraz związane z raportowaniem grupowym do spółki matki. Jedna osoba nie jest w stanie udźwignąć wszystkich terminów, często cały zespół pracuje nad poszczególnymi deklaracjami i sprawozdaniami. Jesteśmy jednak tylko ludźmi i mamy prawo popełniać błędy. Czasami przesłana deklaracja lub plik kontrolny nie są poprawne dlatego, że nie otrzymaliśmy pewnych dokumentów na czas, błędnie rozpoznaliśmy miesiąc obowiązku podatkowego lub spóźniliśmy się z wysyłką dokumentów (ze względów ludzkich lub technicznych). Na szczęście, ustawodawca wyciąga do nas rękę i tworzy przepisy, dzięki którym unikniemy kary za niewywiązanie się z ustawowych obowiązków w terminie. Taką instytucją jest zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego, potocznie nazywane „czynnym żalem”, które znajdziemy w Ustawie Kodeks karny skarbowy (KKS).
Konstrukcja czynnego żalu
Jak każde pismo urzędowe, czynny żal również podlega pewnym standardom. Na stronie serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy możemy znaleźć wzór takiego zawiadomienia. Poniżej wymieniłam, elementy, które muszą być zawarte w piśmie:
- miejscowość i data,
- dane podmiotu (nazwa, adres, NIP),
- imię i nazwisko osoby lub osób składających zawiadomienie,
- dane Naczelnika Urzędu Skarbowego, do którego kierujemy zawiadomienie,
- nagłówek dokumentu – zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (czynny żal),
- treść właściwa dokumentu, zawierająca podstawę prawną, która umożliwia nam złożenie zawiadomienia – art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Opisujemy w tym miejscu charakter oraz okoliczności popełnionego czynu. Informujemy urząd, z jakiego obowiązku nie wywiązaliśmy się w terminie oraz jaka była tego przyczyna.
- informacja o osobach uczestniczących w czynie zabronionym (jeśli takie były) lub oświadczenie, że nie współdziałaliśmy z innymi osobami,
- informacja o terminie wywiązania się z obowiązku. Informujemy na przykład o tym, że wysłaliśmy już zaległe dokumenty i posiadamy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
- warto dodać prośbę o zaniechanie stosowania sankcji przewidzianych przez Kodeks karny skarbowy – zdanie to nie występuje w przytaczanym powyżej wzorze, jednak w praktyce księgowi dołączają je na koniec pisma.
- podpis osoby lub osób składających zawiadomienie.
To od nas zależy główna treść czynnego żalu. Nie zapominajmy o wskazaniu okresu, za który nie wysłaliśmy deklaracji na czas oraz o terminie, w którym naprawiliśmy swój błąd. Czynny żal powinien być również pisany w pierwszej osobie – to nie przedsiębiorstwo składa zawiadomienie lecz osoba lub osoby uczestniczące w popełnieniu czynu zabronionego.
Kiedy możemy skorzystać z instytucji czynnego żalu
Podatnik, który chce skorzystać z instytucji czynnego żalu musi przede wszystkim spełnić warunek:
- uiszczenia w całości wymagalnej należności publicznoprawnej uszczuplonej popełnionym czynem zabronionym lub
- przesłania zaległych dokumentów, informacji podatkowych lub jednolitych plików kontrolnych.
Wymienia się najczęściej poniższe przypadki, w których możliwe jest zastosowanie instytucji czynnego żalu:
- niezłożenie zeznania podatkowego na czas,
- nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- nierzetelne wystawianie faktur,
- brak uiszczania podatku dochodowego lub podatku VAT,
- zastosowanie obniżonej stawki lub zwolnienia VAT.
Kiedy nie możemy skorzystać z instytucji czynnego żalu
Kodeks karny skarbowy wymienia wprost zdarzenia, których zaistnienie powoduje bezskuteczność złożonego czynnego żalu. Czynny żal nie zadziała nigdy w przypadku, gdy organ ścigania miał już udokumentowaną informację o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego lub gdy rozpoczął już czynność służbową – przeszukania, czynność sprawdzającą lub kontrolę zmierzającą do ujawnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego (chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony). W tym miejscu warto przypomnieć definicje przestępstwa skarbowego, wykroczenia skarbowego oraz czynu zabronionego.
Art. 53. § 1. KKS
Czyn zabroniony jest to zachowanie o znamionach określonych w kodeksie, chociażby nie stanowiło ono przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. Określenie czynu zabronionego jako przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego może nastąpić tylko w niniejszym kodeksie.
Art. 53. § 2. KKS
Przestępstwo skarbowe jest to czyn zabroniony przez kodeks pod groźbą kary grzywny wstawkach dziennych, kary ograniczenia wolności lub kary pozbawienia wolności.
Art. 53.§ 3. KKS
Wykroczenie skarbowe jest to czyn zabroniony przez kodeks pod groźbą kary grzywny określonej kwotowo, jeżeli kwota uszczuplonej lub narażonej na uszczuplenie należności publicznoprawnej albo wartość przedmiotu czynu nie przekracza pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w czasie jego popełnienia. Wykroczeniem skarbowym jest także inny czyn zabroniony, jeżeli kodeks tak stanowi.
Instytucja czynnego żalu nie zastosuje również sprawca, który kierował wykonaniem ujawnionego czynu zabronionego, wykorzystywał uzależnienie innych osób od siebie i polecił wykonanie ujawnionego czynu zabronionego, zorganizował grupę lub związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego albo kierował taką grupą lub nakłaniał inne osoby do popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.
Forma czynnego żalu
Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2020 poz. 568) wprowadziła nowe brzmienie art. 16 § 4. KKS traktującego o tym, w jakiej formie możemy składać zawiadomienie. Była to bardzo pozytywna zmiana, ponieważ wprowadziła formę elektroniczną, dzięki której wysyłka dokumentów przebiegała praktycznie natychmiast i bez zakłóceń. Poniżej zamieszczam brzmienie art. 16 § 4. KKS:
Art. 16 § 4. KKS
Zawiadomienie wnosi się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej albo ustnie do protokołu. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym i wnosi za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym przez portal podatkowy, o którym mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
Ustawodawca wprowadził jednak kolejną zmianę do KKS, tym razem ogłoszoną w Ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Akt ten zmienia kolejny raz brzmienie art. 16 § 4 KKS, poniżej aktualna treść:
Art. 16 § 4. KKS (od 5 października 2021)
Zawiadomienie wnosi się na piśmie albo ustnie do protokołu.
Dodatkowo Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza znak równości pomiędzy zawiadomieniem złożonym pisemnie i elektronicznie. Problem tkwi jednak w tym, że przepisy zrównujące formę pisemną i elektroniczną wchodzą w życie dopiero z dniem 1 października 2029 r. Natomiast już od 5 października 2021 roku ustawodawca wprowadził nowe brzmienie art. 16 § 4 KKS. Zmiana ta wprowadziła ogromne zamieszanie. Z przepisu usunięto wzmiankę o formie elektronicznej, a więc wszystko wskazywałoby na to, że ustawodawca wycofał się z wcześniej zaakceptowanego rozwiązania. Forma elektroniczna czynnego żalu byłaby więc zabroniona aż do 30 września 2029 roku.
Księgowi i doradcy podatkowi podzielili się na dwa obozy – jedna grupa stoi na stanowisku, iż forma elektroniczna czynnego żalu została usunięta z kodeksu, natomiast druga uważa formę elektroniczną czynnego żalu za nadal obowiązującą. Najbardziej rozsądna wydaje się w tym przypadku nowelizacja przepisów lub zdefiniowanie formy elektronicznej jako formy pisemnej. W związku z burzą, którą wywołała zmiana przepisów, Ministerstwo zamieściło stanowisko na swojej stronie.
Zmiany w art. 16 § 4 KKS dokonano na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2320, ze zm.). Zmiana ta ma wyłącznie charakter dostosowawczy, bez jakichkolwiek modyfikacji treści merytorycznej. Stąd też, od 5 października 2021 r., złożenie czynnego żalu drogą elektroniczną (np. e-PUAP, e-Urząd Skarbowy) jest skuteczne. Z uzasadnienia do projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych jednoznacznie wynika, że zmiana w zakresie stosownej w przepisach prawa terminologii - polegająca m.in. na zamianie wyrazu „pisemnie” na wyrażenie „na piśmie” - miała na celu zrównoważenie postaci papierowej z postacią elektroniczną. Pamiętać należy jedynie, że pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Natomiast pisma utrwalone w postaci elektronicznej - kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Stanowisko Ministerstwa wydaje się być jasne i czytelne, jednak przepisy mogłyby być bardziej precyzyjne. Większość księgowych i doradców podatkowych preferuje stanowisko ostrożnościowe, zalecając powrót do formy papierowej czynnego żalu. Pozostaje mieć nadzieję, że przepisy zostaną poprawione i nie będą już budzić żadnych wątpliwości.
Linki
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa
Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
Stanowisko Ministerstwa Finansów
Powrót