8 maja 2024 00:06
Dlaczego Urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) jest takie istotne – poradnik dla zabieganych
Poniższy krótki artykuł jest pierwszym z cyklu „poradnik dla zabieganych”. Cykl ten będę tworzyć dla osób, które zazwyczaj korzystają z usług biur rachunkowych, ale chciałyby od czasu do czasu zweryfikować działania swojego księgowego albo po prostu samodzielnie skontaktować się z Urzędem Skarbowym w celu uzyskania jakiegoś zaświadczenia lub informacji. Pierwszy temat, na jaki wpadłam to Urzędowe poświadczenie odbioru (najczęściej posługujemy się skrótem UPO). Jest to potocznie mówiąc wisienka na torcie, którym jest każda deklaracja podatkowa, zeznanie roczne. Bez tego dokumentu, nie jesteśmy w stanie udowodnić Urzędowi Skarbowemu, że dopełniliśmy obowiązku ustawowego i wysłaliśmy deklaracje w terminie.
Czym jest UPO?
Urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) jest zarówno dowodem, jak i potwierdzeniem złożenia deklaracji podatkowej w formie elektronicznej. Kiedyś takim potwierdzeniem była pieczątka Urzędu Skarbowego złożona na kopii składanego dokumentu. Teraz otrzymujemy jednostronicowy dokument elektroniczny i nie musimy jeździć po niego do Urzędu, tylko generujemy go w domu. Gdy wysyłamy deklarację przez bramkę ministerstwa lub bezpośrednio z programów księgowych, otrzymujemy najpierw komunikat o przetworzeniu wysłanych dokumentów wraz z unikalnym numerem referencyjnym (numer będzie miał zawsze 32 znaki). Ten numer jest niezwykle istotny i posłuży nam do wygenerowania potwierdzenia UPO.
UPP a UPO – to nie to samo
Mamy kilka możliwości kontaktowania się z Urzędem Skarbowym – drogą telefoniczną, przez ePUAP, dedykowane skrzynki, portal Biznes.gov.pl. Jak się bardzo uprzemy to możemy jeszcze złożyć wizytę w Urzędzie, ale poprzednie opcje są zdecydowanie wygodniejsze. Składając dokumenty za pośrednictwem, np. platformy Biznes.gov.pl otrzymamy Urzędowe potwierdzenie przedłożenia (UPP) w formacie xml. Dokument ten jest generowany automatycznie w momencie wpłynięcia dokumentów do elektronicznej skrzynki podawczej urzędu. Nie będzie on nigdy dowodem na dopełnienie obowiązku ustawowego, jakim jest wysyłka deklaracji podatkowej – do tego dedykowane jest potwierdzenie UPO.
Uwaga na komunikaty
Podczas wysyłki deklaracji mogą zdarzyć się liczne błędy, zarówno po stronie składającego podatnika, jak i po stronie bramki Ministerstwa Finansów. Ważne jest zatem, aby przed upływem terminu wysłania deklaracji upewnić się, że dany dokument trafił do Urzędu i mamy na to dowód. Wszystkie komunikaty, które wyświetlają się przy weryfikowaniu statusu wysyłki deklaracji są dość czytelne – szybko zorientujemy się, co nie poszło zgodnie z procedurą. Poniżej zamieszczam link do kodów.
Kody statusów złożonych dokumentów
Jak sprawdzić status deklaracji
Status deklaracji możemy sprawdzić pod poniższym linkiem:
Poniżej krótka instrukcja.
Możemy również plik w formacie pdf i zapisać na swoim dysku.
Obie opcje wymagają podania numeru referencyjnego. Generują identyczne dokumenty potwierdzające wysyłkę deklaracji, gdy numer jest poprawny i dokument został prawidłowo przetworzony.
Zgubiłem numer referencyjny – to jeszcze nie koniec świata
W przypadku, gdy nasz księgowy lub my sami spieszyliśmy się i zamknęliśmy za szybko okno przeglądarki i nie zdążyliśmy zapisać numeru referencyjnego, mamy kilka wyjść z tej sytuacji:
-
możemy skontaktować się z działem technicznym (adres: Info.e-deklaracje@mf.gov.pl); wystarczy poprosić o odtworzenie numeru referencyjnego na podstawie numeru PESEL/NIP; podajemy przy tym rodzaj wysyłanej deklaracji, a także datę wysyłki,
-
możemy również skontaktować się telefonicznie z Urzędem Skarbowym i zapytać, czy dana deklaracja wpłynęła do systemu - wydanie przez Urząd kopii deklaracji i dokumentu UPO jest odpłatne (opłata skarbowa)
-
trzecia opcja to po prostu powtórne wysłanie tego samego dokumentu – wówczas pojawi nam się komunikat o wysłaniu duplikatu, ale również numer referencyjny pierwotnie wysyłanego dokumentu.
UPO dla plików JPK_VAT
Poniżej dodatkowo link do strony, z której można pobrać UPO dla plików JPK_VAT.
Jak widzicie, podpisanie i wysłanie deklaracji nie jest ostatnim krokiem w całej procedurze. Należy dopełnić jeszcze ostatniej formalności, jaką jest generowanie potwierdzenia UPO. Dokumenty te można przechowywać w formie elektronicznej. Pamiętajcie o nich, bo Urząd Skarbowy, czy audytor zawsze się o nie upomni.
Powrót