2 listopada 2021 21:11
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – e-faktury dobrowolnie w roku 2022, obligatoryjnie najwcześniej w roku 2023
W październiku 2021 roku Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to system, który umożliwi przedsiębiorcom wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Do obiegu gospodarczego zostanie zatem dopuszczona kolejna forma dokumentowania transakcji, równorzędna z fakturami w formie papierowej i elektronicznej. Ministerstwo opublikowało również strukturę logiczną e-Faktury (FA_VAT) w formacie xml.
Termin wprowadzania KSeF
Przedsiębiorcy powinni przygotować się do nadchodzących zmian z uwzględnieniem trzech terminów:
- Październik 2021 – strefa testowania systemu.
- Styczeń 2022 – wprowadzenie systemu jako rozwiązania dobrowolnego, uruchomienie opcji wystawiania e-Faktur poprzez KSeF.
- 2023 – prawdopodobna data wprowadzenia obligatoryjnego obowiązku korzystania z KseF. Zakłada się możliwość wystawiania ustrukturyzowanych faktur zarówno poprzez narzędzia udostępnione przez Ministerstwo, jak i przez programy komercyjne.
- UPDATE: ostateczny termin wprowadzenia KSeF został ustalony na 1 lipca 2024 roku, a dla podmiotów zwolnionych z VAT na 1 stycznia 2025 roku.
Podmioty, których dotyczą nadchodzące przepisy o KSeF
Z KSeF będą korzystać przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS (One Stop Shop – procedura dotycząca rozszerzonego katalogu usług, które zostaną objęte procedurą Business to Customer, wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość oraz dostaw krajowych poprzez interfejs elektroniczny) posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
KSeF jako drugi system elektronicznego fakturowania
KSeF nie jest pierwszym takim systemem wprowadzonym w Polsce. Dyrektywa 2014/55/UE Rady i Parlamentu Europejskiego o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych wprowadziła obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przez jej odbiorców (instytucje zamawiające, centralne jednostki zakupujące i podmioty zamawiające). Przepisy zaimplementowano do Polski poprzez Ustawę z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Pierwsze podmioty musiały dostosować się do przepisów już z dniem 18 kwietnia 2019 roku.
Wszystkie jednostki podlegające pod ustawę o zamówieniach publicznych, ustawę o umowie koncesji oraz ustawę o partnerstwie publiczno-prywatnym mają obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zamawiający muszą posiadać konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF). PEF jest platformą do przekazywania faktur i innych dokumentów ustrukturyzowanych między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi. Na stronie PEF umieszczono informacje o podmiotach świadczących usługi Brokera PEF. Zgodnie z aktualnymi umowami zawartymi przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii usługi mogą świadczyć dwa podmioty: Firma Infinite IT Solutions Sp. z o.o. z Lublina oraz Konsorcjum PEFEXPERT – Softiq Sp. z o.o. z Gliwic, Edison S.A. z Krakowa, Euvic Sp. z o.o. z Gliwic oraz MedApp S.A. z Krakowa.
Na platformie udostępniono także wyszukiwarkę kont zarejestrowanych w systemie, dzięki której można wyświetlić podstawowe dane podmiotu, takie jak nazwa , adres numer NIP oraz REGON.
System KSeF nie będzie korzystać z utworzonej infrastruktury dla PEF – oba systemy będą funkcjonować osobno.
Zmiany przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług, a także innych ustaw
Obecnie trwają prace nad zmianami ustaw, których dotkną powyższe regulacje. Do przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług ma zostać dodana definicja faktury ustrukturyzowanej, przez którą ustawodawca rozumie fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. KSeF jako system teleinformatyczny ma służyć do wystawiania, przechowywania, otrzymywania, numerowania faktur ustrukturyzowanych, jak i również potwierdzania otrzymania dokumentów. Otrzymywanie tych faktur przy użyciu KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy faktury. Tak wystawioną fakturę ustawodawca uzna jako otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Korzyści płynące z KSeF
Wprowadzenie KSeF ma usprawnić proces otrzymywania i dostarczania faktur do kontrahenta poprzez scentralizowaną bazę. Przedsiębiorstwa, które zdecydują się wystawiać e-faktury będą mogły liczyć na przyspieszenie zwrotu podatku VAT o 20 dni (z 60 do 40 dni). Ponadto, raz wystawiona faktura trafi do bazy danych Ministerstwa Finansów i nie ulegnie zniszczeniu, zaginięciu, zatem duplikaty do tych dokumentów przestaną mieć rację bytu. Faktury będą opierać się na jednym wzorcu, co w mojej opinii jest dużym plusem dla spółek posługujących się skanerami do faktur, które odczytują już pewne dane z dokumentu, dzięki czemu łatwiej księgować je do systemu. Baza będzie przechowywać wszystkie wystawione dokumenty. Dzięki jej istnieniu przedsiębiorca skorzysta ze zwolnienia z tworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA), ponieważ te dane przekaże już organom podatkowym w Krajowym Systemie e-Faktur.
Przedsiębiorstwa powinny dobrze przygotować się do nadchodzących zmian. Środowisko testowe udostępnione przez ustawodawcę, a także struktury logiczne dla nowych faktur są tego dobrym początkiem. Niestety, nie wszystko jest jeszcze dla nas jasne i czytelne, prawdopodobnie nie wszystkie funkcje możemy jeszcze w pełni przetestować. Warto zastanowić się, czy przedsiębiorstwo powinno polegać na narzędziach udostępnionych przez Ministerstwo, czy może lepiej zwrócić się bezpośrednio do swoich dostawców oprogramowania księgowego. Na większą skalę, powinno dążyć się do integracji już istniejących modułów do fakturowania z systemem rządowym, aby szybciej i płynniej wejść w nowe przepisy. Natomiast, jeśli skala prowadzonej działalności jest mała, prawdopodobnie wystarczą narzędzia, które zaoferuje ustawodawca.
Linki
Środowisko testowe Krajowego Systemu e-Faktur
Materiały Krajowy System e-Faktur
Projekt ustawy o zmianach dotyczących KSeF
Powrót