10 września 2023 12:37
KSeF - garść nowinek, wiekie odliczanie
Źródło: Materiały KSeF
Przygotowania podatników do wdrożenia KSeF wkraczają w ostateczną fazę. Do 1 lipca 2024 roku pozostał już niecały rok (małe i średnie firmy zwolnione z podatku VAT mają trochę więcej czasu, tj. do 1 stycznia 2025 roku). Co prawda, można już korzystać z systemu KSeF dobrowolnie od stycznia 2022 roku, ale większość spółek jeszcze pracuje nad rozwiązaniami i będzie gotowa na przejście w przyszłym roku. O czym warto wiedzieć, co nowego w temacie?
Trzy dostępne platformy
Źródło: Platformy KSeF
Pierwszą platformą dostępną obecnie na stronie ministerstwa jest środowisko produkcyjne, czyli takie, które wlicza się do obiegu prawnego. Logowanie do systemu wymaga danych uwierzytelniających zgodnie z rejestrem firm oraz osoba, która chce skorzystać z platformy musi mieć nadane uprawnienia.
Instrukcję uwierzytelnienia można znaleźć pod poniższym linkiem:
Drugim rozwiązaniem jest wersja przedprodukcyjna (demo). Logowanie do systemu wymaga faktycznych danych, osoba korzystająca również musi posiadać stosowne uprawnienia, ale wprowadzone faktury nie trafiają do obiegu prawnego. Platforma jest przeznaczona do przeprowadzania testów, nie należy używać faktycznych danych z ksiąg.
Trzecią platformą, którą udostępniło ministerstwo jest wersja testowa. Można tam uwierzytelnić się NIPem 9999999999, ale dostęp na tym konkretnym NIPie jest otwarty, więc tym bardziej należy uważać, jakie informacje można wprowadzić do obiegu testowego, który będzie widoczny dla wszystkich zalogowanych użytkowników.
Źródło: Platforma testowa screen po zalogowaniu
W zależności od tego, na jakim etapie jesteśmy, powinniśmy wybrać jedno z trzech rozwiązań, aby powoli przestawiać się na nadchodzący obieg dokumentów. Rozwiązanie produkcyjne jest już ostateczne, zatem na początku powinniśmy skorzystać z platform testowych, aby oswoić się z interfejsem, w razie potrzeby nadać konkretnym osobom odpowiednie uprawnienia, jeśli ich jeszcze nie posiadają.
Założenia ustawy
W krótkich punktach poniżej wspomnę o wskazywanych przez ministerstwo założeniach ustawy:
-
obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. przy wydłużeniu o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r. - termin był już parę razy przesuwany, ze względu na pierwotnie zbyt optymistyczne podejście ustawodawcy do czasu, jaki podatnicy potrzebują na wdrożenie zmian,
-
faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r. - po tym terminie faktury tak wystawiane nie będą uważane za e-faktury,
-
paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r. - stosunkowo nowe rozwiązanie w VAT przestanie istnieć po tym terminie, ponieważ taki dokument nie będzie uważany za e-fakturę,
-
faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF - może to oznaczać, że przedsiębiorcy będą musieli identyfikować nabywcę, pod kątem czy prowadzi działalność gospodarczą czy dokonany zakup ma charakter prywatny; w tej sprawie podatnicy liczą na wskazanie przez ministerstwo konkretnych sposobów weryfikacji,
-
bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF,
-
wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS,
-
kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF,
-
w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline - zastanawiam się, czy system udostępniony przez ministerstwo będzie w stanie pociągnąć tysiące zalogowanych kont i wystawiających równocześnie setki faktur podatników - obawiam się, że w początkowej fazie może zdarzyć się bardzo wiele błędów. Liczę na to, iż jeśli podatnikom uda się zintegrować systemy księgowe bezpośrednio z KSeF, to obieg faktur będzie znacznie łatwiejszy i sprawniejszy,
-
doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline,
-
w okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
-
liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r. - ustawodawca daje podatnikom dodatkowe pół roku, na poprawienie ewentualnych błędów w już funkcjonującym obligatoryjnie systemie,
-
likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF - zgodnie z tym postulatem nie będzie można zatem poprawiać drobnych błędów w formie noty korygującej, a zatem jedyna forma jaka nam pozostała to faktura korygująca,
Dodatkowe pojęcia
Dodajmy jeszcze kilka informacji, które mogą mieć istotne znaczenie w procesie integracji programów księgowych z systemem KSeF:
-
przy przelewach dokonywanych metodą podzielonej płatności podatnicy powinni wpisywać numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność (tak jest teraz), a w przypadku faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (tak będzie) - numer KSeF jest zatem bardzo istotny. W przypadku pozostałych przelewów będzie można posługiwać się również identyfikatorem zbiorczym.
-
konta w KSeF mogą zostać założone zarówno przez osoby fizyczne, jak i osoby prawne - spółki mogą uwierzytelnić się poprzez pieczęć kwalifikowaną, osoby fizyczne poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym spółka wyznaczy osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur),
-
do wielu faktur dołączane są w tej chwili załączniki, np. protokoły odbioru, specyfikacja świadczonych usług - do faktur ustrukturyzowanych nie będzie możliwości dołączania takich dokumentów, ale będzie można zawrzeć w nich link odwołujący się do tej dokumentacji, ewentualnie podatnicy będą musieli inną drogą przekazać sobie te załączniki,
-
zakłada się, że przy obowiązkowym korzystaniu z KSeF nie będzie potrzebna już akceptacja faktury po stronie odbiorcy,
-
zbiorcze pobieranie faktur będzie możliwe, jednak tylko w formacie xml,
-
odbiorca nie będzie musiał wyrazić zgody na wystawianie faktur w systemie KSeF, natomiast może nie zgodzić się na otrzymywanie faktur w systemie KSeF. Wtedy musimy dostarczyć kontrahentowi fakturę w inny sposób.
-
nie będziemy otrzymywać powiadomień, że sprzedawca wystawił na nas fakturę. Prawdopodobnie będzie możliwość "odpytywania" KSeFu - wysyłane zapytanie będzie rozwiązaniem wprowadzonym na poziomie systemów księgowych,
Ministerstwo Finansów udostępniło już sporo materiałów, z którymi należy się zapoznać, jednak ciągle pojawiają się nowe pytania, zagadnienia do doprecyzowania. Dostawcy oprogramowania księgowego mają co robić. Trzymamy za nich kciuki, aby stworzone funkcjonalności były dla podatników przejrzyste. Bardzo ważne są dokumentacje techniczne i praktyczne, poradniki, instrukcje, które umożliwią księgowym, doradcom, pełnomocnikom i samym spółkom sprawne przestawienie się na nowy system.
Źródła:
Powrót