4 października 2021 18:58

Księgowy, czyli wojownik na trzech (lub więcej) frontach cz. 2

Czas na kolejne ciekawostki i obalanie mitów o księgowych! Tym razem temat bardziej na czasie, czyli jak księgowi poradzili sobie z przejściem na pracę zdalną. Czy teraz lepiej im się pracuje, czy gorzej? Jak przysłowiowe Anetki, które z komputerami radzą sobie kiepsko, przystosowały swoje domy na potrzeby zawodowe? Poniżej znajdziecie kilka spostrzeżeń, zapraszam!

1. Organizacja pracy.

Najtrudniej zacząć – jak ze wszystkim. Księgowi byli raczej przyzwyczajeni do indywidualnego stanowiska pracy w biurze: własne biurko, krzesło obrotowe, dwa monitory, kubek firmowy w kuchni zakładowej – to podstawowe atrybuty. Większość dokumentów drukowano lub otrzymywano pocztą. Wszystko było wkładane pod odpowiednimi przekładkami do segregatorów. Teraz? Sytuacja zmieniła się bardzo szybko, z dnia na dzień pracownicy musieli przejsć na pracę zdalną. A mieszkania czy domy nie były przystosowane do takich nagłych zmian. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że są dwie najważniejsze sprawy, które należy sobie poukładać pracując z domu. Po pierwsze wydzielić strefę pracy od strefy prywatnej. Gdy te dwa obszary będą się przeplatać, będziecie mieć wrażenie, że nie wychodzicie z pracy i wcale nie odpoczywacie. Po drugie, wasze stanowisko pracy: odpowiednie krzesło, biurko i dostęp do światła. Nie zapominajcie o spożywaniu posiłków, wietrzeniu mieszkania oraz wstawaniu co jakiś czas. Butelka wody również mile widziana.

2. Elektroniczny obieg dokumentów.

Księgowi nie tylko musieli się przestawić na pracę w nowym środowisku, ale również zmienić styl pracy. Do tej pory wszystkie dokumenty otrzymywali w formie papierowej. Teraz w większości dokumenty są wystawiane w formie elektronicznej. Kiedyś przybijano pieczątkę i podpisywało zweryfikowane zestawienia, faktury – teraz trzeba wyrobić sobie podpis elektroniczny lub przybijać stempel na plikach pdf. Nieodłącznym narzędziem pracy księgowego jest komputer (a nie jak dawniej gruby zeszyt i kalkulator) i praca zdalna jeszcze bardziej to podkreśliła. Nie trzeba zużywać ryz papieru, wystarczy drukować podsumowania zapisów, kluczowe dokumenty, a resztę podpisać elektronicznie. Coraz popularniejszym sposobem gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych jest elektroniczny obieg dokumentów. Programy potrafią same odczytać niektóre dane z faktur, umożliwiają dodawanie uwag lub załączników. Tak przygotowaną fakturę można przenieść bezpośrednio do programu księgowego.

3. Przejście z ustaleń słownych na korespondencję mailową i wideokonferencje.

Będąc w biurze dużo tematów pada w boksach zespołowych. Następuje wtedy burza mózgów, każdy coś innego od siebie dodaje, szukamy wspólnego stanowiska. Przez przejście na pracę zdalną komunikacja uległa zmianie. W większości musieliśmy komunikować się mailowo, z uwagi na brak telefonów służbowych oraz elastyczne godziny pracy. Początkowo nie wszystko byliśmy w stanie sobie przekazać i tematy umykały. Każdy radził sobie trochę na własny rachunek. Ale i to udało się okiełznać. Cykliczne wideokonferencje z omawianiem tematów plus komunikatory biznesowe zastąpiły stosy maili. Maile pisze się teraz po to, aby umówić spotkanie lub je podsumować. Proces wymiany informacji jest prostszy, każdy prowadzi swoje tematy do końca.

4. Ustalenia z klientem.

Klienci również przeszli w większości na pracę zdalną. Oczekiwania względem pracowników biura rachunkowego pozostały jednak sztywne i wysokie. Obieg dokumentów, wideokonferencje, podpisywanie dokumentów – należało ustalić nowe procedury oraz przestawić na bardziej elastyczną formę komunikacji – maile. Przez wzgląd na bezpieczeństwo i poufność informacji biznesowych wydłużyły się terminy na udzielenie odpowiedzi oraz przekazywanie dokumentów. Z czasem kontakty się ustabilizowały i dzięki temu klienci są bardziej skłonni zaakceptować nową formę świadczenia usług. Pracownik częściowo pracuje z domu, częściowo z biura – dzięki dobrej organizacji czasu i przestrzeni praca jest świadczona na podobnym wskaźniku efektywności. Model hybrydowy, jak zaczęto nazywać home office połączony z pracą w biurze, jest teraz bardzo lubiany.

5. Oszczędność czasu.

Osoby pracujące wcześniej na b2b (ang. business-to-business), które nie wynajmują swojego biura wiedzą doskonale, że niełatwo pracuje się z domu. Nie chodzi o pokusę uchylania się od obowiązków zawodowych, ale o oddzielenie sfery prywatnej od pracy. Jeśli istnieją księgowi z powołania i uwielbiają swoją pracę, to pewnie nie będą mieć problemu z tym, że praca przenika ich życie prywatne. Nie ma nic bardziej pozytywnego, jak połączenie pasji z karierą zawodową. Istnieje jednak zagrożenie, że przy jakichkolwiek przeciwnościach, pasmach niepowodzeń, można się wypalić zawodowo i stracić przyjemność z wykonywanej pracy. Zrównoważenie czasu na pracę i odpoczynek są niezwykle istotne. Niewątpliwą zaletą pracy zdalnej jest zatem oszczędność czasu. Nie tracimy tyle czasu na dojazdy, stanie w korkach. Z uwagi na elastyczne godziny pracy można zaczynać pracę nawet z samego rana w pidżamie.

6. Typy zadań.

Praca księgowego jest różnorodna. Czasami jest to praca zespołowa, czasem punktowa, a czasem zadaniowa. Praca zespołowa objawia się często w kontakcie z audytem lub urzędem skarbowym – jedna osoba organizuje spotkania i odpowiada na pytania, trudne kwestie, druga gromadzi dokumenty wyznaczone do weryfikacji, trzecia nanosi poprawki i podpisuje sprawozdanie finansowe. Praca punktowa pojawia się na życzenie klienta. Klient podsyła jakiś problem, a księgowi starają się go rozwikłać. Zdarza się, że usługa księgowa obejmuje tylko weryfikację podatku VAT, przegląd listy oferowanych produktów, audyt procedur. Nie skupiamy się na ogóle, tylko na jakiejś części przedsiębiorstwa lub jednym obszarze podatkowym. Praca zadaniowa objawia się tym, że mamy określony termin na sporządzenie sprawozdania, zestawienia, raportu. Najczęściej pracujemy wtedy z Excelem, odhaczamy poszczególne etapy prac, rozpoznajemy problemy, z którymi musimy wrócić do klienta. Praca zadaniowa idealnie nadaje się do pracy zdalnej. Wymaga skupienia, oderwania się od innych projektów. Przy pracy punktowej często potrzebna jest współpraca z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Krótkie rozmowy można jednak przeprowadzać online lub telefonicznie. Przy pracy zespołowej najważniejsze są relacje i wsparcie procesów. Zasada dwóch par oczu jest nieoceniona.

Przejście na pracę zdalną było wielkim przedsięwzięciem szczególnie dla przedsiębiorstw, które wcześniej nie zgadzały się na pracę w domu. Stworzenie procedur, wydanie sprzętów, organizacja pracy, zapewnienie bezpieczeństwa danych – to wszystko udało się stopniowo wprowadzić. Czas pokazał, że pracujemy efektywnie zarówno w biurze, jak i w domu. Co ważne, w przypadku wybuchu pandemii lub innych niespodziewanych wydarzeń księgowi są lepiej przygotowani do zapewnienia ciągłości świadczenia usług. Klienci nie muszą się martwić o zakłócenie prac księgowych, którzy świetnie przystosowali się do nowego trybu pracy.