17 grudnia 2021 21:06
Rozliczanie delegacji – przepisy, kalkulatory, pomoce
W czasach pandemii rzadziej wyjeżdżamy na delegacje albo podróżujemy tylko po Polsce. Spotkania z klientami odbywają się zdalnie, więcej ustaleń wymieniamy między sobą mailowo, ograniczyliśmy też obieg dokumentów papierowych. Warto jednak odświeżyć sobie te przepisy, wiedzieć, kiedy przysługuje nam dieta krajowa i zagraniczna, a także jak rozliczyć komuś delegacje. Jak zwykle, podrzucę Wam kilka aktów prawnych oraz kilka źródeł, do których warto zajrzeć.
Pracodawca wysyła na delegację - przepisy
Kodeks pracy wspomina o tym, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki ustalania należności w podmiocie państwowym oraz samorządowej jednostce sfery budżetowej ustala w ramach rozporządzenia Minister właściwy do spraw pracy. Akt prawny określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
W przypadku pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach prywatnych warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych powinny być określone w regulaminie wynagradzania. Kodeks pracy zaznacza, że ustalone w regulaminie zakładów pracy kwoty nie mogą być niższe niż diety z tytułu podróży służbowych krajowych lub zagranicznych wynikających z rozporządzenia. W praktyce pracodawcy ustalają wyższe stawki by zachęcić pracowników do wyjazdów służbowych lub stosują stawki wprost z rozporządzenia. W Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej znajdziecie więc większość informacji potrzebnych do rozliczania delegacji.
Podróż służbowa – podstawowe zagadnienia
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracodawca określa środek transportu do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę. Pracownik, jeśli chce otrzymać zwrot wydatków, powinien zadbać o zdobycie i przekazanie pracodawcy dokumentacji – biletów, faktur, opłat. W podróż służbową pracownik może się wybrać również samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie Ustawy o transporcie drogowym. Stawki, o których mowa znajdziemy w dedykowanym Rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, a są to:
dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 —0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3— 0,8358 zł,
dla motocykla — 0,2302 zł,
dla motoroweru — 0,1382 zł.
Pracownik może ponosić inne koszty, takie jak opłaty za bagaż, przejazdy drogami płatnymi, postój w strefie płatnego parkowania – jeśli zostaną prawidłowo udokumentowane, powinny zostać zwrócone.
Termin na rozliczenie kosztów podróży krajowej lub zagranicznej to nie później niż 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. W przypadku gdy nie możemy przedstawić rachunku/faktury – zgubiliśmy, dokumenty uległy zniszczeniu – wówczas składamy pisemne oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku udokumentowania.
Podróż krajowa
Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. Za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej może być uznana miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w poniższy sposób:
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wyżej wymienione kwoty diet zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również zalicza się tutaj posiłki zapewniane w ramach usług hotelarskich), przyjmując że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
Dieta nie przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni, któremu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem oraz za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika. Nie będzie również wypłacana jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Limit zatem ustalony jest na poziomie: 20 x 30 = 600 zł W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zwrócić kwotę wyższą niż 600 zł.
Jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedstawił pracodawcy rachunku, wówczas przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Aby ryczałt został wypłacony nocleg powinien trwać co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00.
Pracodawca nie pokryje kosztów noclegu lub ryczałtu za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt ten nie będzie przysługiwać, jeżeli pracownik nie poniesie kosztów dojazdów oraz jeśli pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Pracownik może również wystąpić z wnioskiem o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Podróż zagraniczna
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
- lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dieta w czasie podróży zagranicznej, podobnie jak dieta krajowa, jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Należność przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Wysokość diet możecie znaleźć w załączniku do Rozporządzenia.
Należność oblicza się w następujący sposób:
za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z powyższym schematem. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety;
- obiad – 30% diety;
- kolacja – 30% diety.
Tak jak w przypadku diety krajowej, jeśli pracownik korzystał z wyżywienia w ramach usługi hotelarskiej te posiłki odejmuje się od kwoty diety. Dodatkowo, jeśli pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie będzie mu przysługiwać. Jeżeli natomiast należność pieniężna jest niższa od diety, wtedy przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.
Limit kwot za nocleg również dotyczy podróży zagranicznych, jednak w tym przypadku limit przypisany jest do każdego państwa osobno – te informacje również znajdziemy w załączniku do Rozporządzenia.
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu ustalonego do danego państwa. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot wyższej kwoty niż tej wynikającej z aktu prawnego. Jeśli pracodawca lub podmiot, do którego wybiera się pracownik zapewniają mu bezpłatny nocleg wówczas ryczałt nie będzie przysługiwać.
Pracownikowi przysługuje także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli pracownik pokrywał koszty dojazdu tylko w jedną stronę wówczas ryczałt wynosi 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Świadczenia te nie będą przysługiwać, jeżeli pracownik odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
Dodatkowo pracodawca może zgodzić się na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. W przypadku zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Pracownik może otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Rozliczanie delegacji – dokumentacja
Polecenie wyjazdu służbowego powinno być złożone na piśmie. Po powrocie powinniśmy rozliczyć się z pracodawcą. Jeśli robimy to po raz pierwszy możemy poprosić naszą kadrową o pomoc. Przede wszystkim, powinniśmy zdobyć wzór, na którym będziemy się rozliczać oraz skompletować faktury, paragony, rachunki. Im szybciej to zrobimy, tym więcej czasu damy pracodawcy na analizę dokumentów i tym szybciej otrzymamy zwrot środków. Rozliczenie delegacji powinno zawierać kilka istotnych elementów:
- imiona i nazwisko osoby, która odbyła podróż służbową,
- stanowisko i dział (księgowość wewnętrzna, outsourcing, itp.),
- cel podróży – spotkanie z kontrahentem w celu podpisania umowy, ustalenia zasad współpracy, itp.,
- miejsce rozpoczęcia podróży,
- miejsce docelowe podróży,
- liczba godzin i dni w podróży,
- dokładna data i godzina wyjazdu oraz powrotu z podróży,
- stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i diet zagranicznych (rozliczenie podróży zagranicznej zawsze będzie zawierać również rozliczenie podróży krajowej),
- informacje o środkach lokomocji, z których korzystał pracownik,
- wyszczególnienie poniesionych wydatków,
- dołączenie ewentualnych oświadczeń.
Jak widzicie, przepisy dotyczące diet krajowych i zagranicznych są skonstruowane w przystępnej formie. W przedsiębiorstwach funkcjonują wzory rozliczania delegacji służbowych, schemat dostarczania dokumentacji. Najistotniejsze akty prawne zamieszczam Wam poniżej. Miłej lektury :)